O que acontece quando você realmente acompanha para onde vai o seu tempo

Você ficou ocupado o dia inteiro. Você sabe que ficou. Mas aí alguém pergunta o que você realmente fez e dá um branco. Não é que você estava enrolando, você estava a mil o tempo todo. Só não consegue apontar pra onde foi tudo.

Acontece que isso não é um problema seu. Um estudo publicado na PLOS One mediu quanto tempo as pessoas realmente gastavam em tarefas comparado com quanto achavam que gastavam. Superestimaram em 78% dos casos, com uma mediana de 45%. E a maioria estava convencida de que controlava tudo direitinho.

Eu criei um aplicativo de controle de horas chamado Takt pra fechar essa lacuna entre intuição e evidência. A parte irônica é que não tenho ideia de quanto tempo levou pra construir. Quando terminei a primeira versão e comecei a registrar, comecei a ter uma noção real de pra onde vai meu tempo.

“Isso realmente levou 5 horas?”

Quando mostrei o Takt pra alguém da minha família, a primeira reação foi que parecia super simples. Aí veio: “ah, então eu finalmente saberia se aquele relatório enxuto realmente levou as 5 horas que eu acho, ou se eu tô maquiando os números.” Quanto tempo as coisas realmente levam, com mais precisão, esse é o ponto todo dessa ferramenta.

E funciona nos dois sentidos. Algo que você está temendo porque “demora uma eternidade” pode ser 40 minutos de trabalho real cercados por um monte de procrastinação. Ou uma tarefa que parecia rápida vem silenciosamente comendo suas tardes porque você nunca cronometrou quanto tempo todo aquele vai e vem leva.

Isso importa se você cobra por hora, porque estimativas vagas vão desviando. Mas é igualmente útil se você não cobra de ninguém. Saber que sua rotina matinal na verdade leva uma hora e meia em vez dos 45 minutos que você planejou - é o tipo de coisa que impede você de começar todo dia atrasado.

Você já sabia. Agora não dá pra desver.

Os ralos de tempo que encontrei eram exatamente os que eu suspeitava.

A maioria das pessoas sabe onde o tempo escorre. Você sabe que se distrai demais entre tarefas. Sabe que aquela reunião se estende toda semana.

O que o controle de horas faz é colocar um número nisso. E um número transforma uma sensação vaga em algo concreto. Às vezes confirma o que você já suspeitava. Às vezes é uma surpresa boa, como descobrir que você produz mais do que pensava, mesmo nos dias que pareciam arrastados.

Experimente

Registre o que você faz por uma semana. Só anote o que está fazendo enquanto está fazendo, não de memória no final do dia.

Use o que funcionar pra você. Caneta e papel, uma planilha, um app. Eu criei o Takt porque queria algo que eu pudesse olhar na tela de bloqueio sem pensar, mas a ferramenta importa muito menos do que a honestidade.

Uma semana é suficiente. Você vai ver os padrões na hora.