自分の時間の使い方を記録してみたら、何が起きたか

一日中忙しかった。それは間違いない。でも「今日は何をしたの？」と聞かれると、頭が真っ白になる。サボっていたわけじゃない。ずっと動いていた。ただ、時間がどこに消えたのか指し示せないだけです。

これは自分だけの問題ではありません。PLOS Oneの研究では、タスクに実際にかかった時間と、本人が思っていた時間を比較しています。78%のケースで過大評価しており、中央値で45%のズレがありました。しかもほとんどの人が、自分は正確に把握できていると思っていた。

直感と事実のギャップを埋めるために、Taktという時間管理アプリを作りました。皮肉なことに、それを作るのにどれだけ時間がかかったのか、自分でもよくわかっていない。最初のバージョンが完成して記録を始めたら、自分の時間がどこに行っているのか、ようやくしっかり把握できるようになりました。

「あれ、本当に5時間もかかった？」

家族にTaktを見せたとき、最初の反応は「めちゃくちゃシンプルだね」でした。そしてすぐに「ああ、これがあれば、あの薄い報告書が本当に5時間かかったのか、それともサバを読んでるだけなのか、やっとわかるね」と。ものごとが実際にどれくらいかかるのか、より正確に。それがこのツールのすべてです。

そしてこれは両方向に働きます。「永遠にかかる」と思って先延ばしにしていた作業が、実際にやると40分の作業を大量の回避行動が囲んでいただけかもしれない。逆に、すぐ終わると思っていたタスクが、やり取りの往復時間を含めると午後をまるごと食い潰していることもある。

時間単位で請求する仕事をしている人には、これはとても大事です。曖昧な見積もりは少しずつズレていくからです。でも、誰かに請求しない人にも同じくらい役に立ちます。朝のルーティンが計画していた45分ではなく、実際には1時間半かかっていると知ること。それだけで、毎日を出遅れた状態で始めなくて済むようになります。

薄々気づいていた。でも、もう見て見ぬふりはできない。

見つかった時間の無駄は、まさに自分が疑っていた通りのものでした。

ほとんどの人は、自分の時間がどこで漏れているか知っています。タスクの合間に気が散りすぎること。あの会議が毎週長引くこと。

時間記録がやるのは、そこに数字を付けることです。数字は、ぼんやりした直感を具体的なものに変えてくれる。疑っていた通りだと確認できることもある。思っていたより多くのことをこなしていたと気づく、嬉しい驚きのこともあります。ダラダラしたと感じた日でも。

やってみてください

1週間、自分がやっていることを記録してみてください。やっていることを、やっているその瞬間に記録する。一日の終わりに思い出しながら書くのではなく。

使いやすいものなら何でも構いません。紙とペン、スプレッドシート、アプリ。私がTaktを作ったのは、ロック画面をちらっと見るだけで、何も考えずに確認できるものが欲しかったからです。でもツールよりも、自分に正直になることのほうがずっと大事です。

1週間で十分です。パターンはすぐに見えてきます。