Qué pasa cuando realmente haces seguimiento de a dónde va tu tiempo

Estuviste ocupado todo el día. Lo sabes. Pero entonces alguien te pregunta qué hiciste realmente y te quedas en blanco. No es que estuvieras holgazaneando, estuviste activo todo el tiempo. Simplemente no puedes señalar a dónde se fue todo.

Resulta que no es un problema solo tuyo. Un estudio en PLOS One midió cuánto tiempo la gente realmente dedicaba a tareas frente a cuánto creían que dedicaban. Sobreestimaron el 78% de las veces, con una mediana del 45%. Y la mayoría estaba convencida de que lo controlaba bien.

Construí una app de seguimiento de tiempo llamada Takt para cerrar esa brecha entre intuición y evidencia. Lo irónico es que no tengo una idea clara de cuánto tardé en construirla. Cuando terminé la primera versión y empecé a registrar, empecé a tener una idea sólida de a dónde va mi tiempo.

“¿Eso realmente tardó 5 horas?”

Cuando le enseñé Takt a alguien de mi familia, la primera reacción fue que parecía muy fácil de usar. Enseguida vino “ah, entonces sabría por fin si ese informe escueto realmente tardó las 5 horas que creo, o si estoy maquillando las cifras.” Cuánto tardan las cosas realmente, con más precisión, ese es todo el punto de esta herramienta.

Y funciona en ambas direcciones. Algo que llevas posponiendo porque “tarda una eternidad” pueden ser 40 minutos de trabajo real rodeados de un montón de evasión. O una tarea que parecía rápida ha estado comiéndote las tardes en silencio porque nunca registraste cuánto dura el ir y venir alrededor de ella.

Esto importa si facturas por tu tiempo, porque las estimaciones vagas se desvían. Pero es igual de útil si no lo haces. Saber que tu rutina matutina en realidad tarda una hora y media en vez de los 45 minutos que habías planeado evita que empieces cada día con retraso.

Ya lo sabías. Ahora no puedes dejar de verlo.

Los ladrones de tiempo que encontré eran exactamente los que sospechaba.

La mayoría de la gente sabe dónde se les escapa el tiempo. Sabes que te distraen demasiado entre tareas. Sabes que esa reunión se alarga cada semana.

Lo que hace el seguimiento de tiempo es ponerle un número. Y un número convierte una sensación vaga en algo concreto. A veces confirma lo que sospechabas. A veces es una sorpresa agradable, como descubrir que haces más de lo que pensabas, incluso en los días que se sienten lentos.

Pruébalo

Registra lo que haces durante una semana. Simplemente apunta lo que haces mientras lo haces, no de memoria al final del día.

Usa lo que te funcione. Bolígrafo y papel, una hoja de cálculo, una app. Yo construí Takt porque quería algo que pudiera mirar en mi pantalla de bloqueo sin pensar en ello, pero la herramienta importa mucho menos que la honestidad.

Una semana es suficiente. Verás los patrones enseguida.