Was passiert, wenn du wirklich trackst, wo deine Zeit hingeht

Du warst den ganzen Tag beschäftigt. Das weißt du. Aber dann fragt jemand, was du eigentlich geschafft hast, und du stehst da und weißt es nicht so recht. Es ist nicht so, dass du nichts getan hast, du warst die ganze Zeit am Arbeiten. Du kannst nur nicht sagen, wo das alles geblieben ist.

Stellt sich raus, das ist kein individuelles Problem. Eine Studie in PLOS One hat gemessen, wie lange Leute tatsächlich für Aufgaben brauchten im Vergleich zu dem, was sie dachten. Sie überschätzten in 78% der Fälle, im Median um 45%. Und die meisten waren überzeugt, sie hätten es gut im Griff.

Ich habe eine Zeiterfassungs-App namens Takt gebaut, um die Lücke zwischen Bauchgefühl und Fakten zu schließen. Das Ironische daran: Ich habe keinen genauen Überblick, wie lange das Bauen eigentlich gedauert hat. Als ich die erste Version fertig hatte und anfing zu tracken, bekam ich endlich einen soliden Griff darauf, wo meine Zeit hingeht.

“Hat das echt 5 Stunden gedauert?”

Als ich Takt jemandem aus meiner Familie zeigte, war die erste Reaktion, dass es total einfach aussah. Dann kam sofort: “Ah, dann würde ich endlich wissen, ob der knappe Bericht wirklich die 5 Stunden gedauert hat, die ich glaube, oder ob ich mir die Zahlen schönrechne.” Wie lange Dinge wirklich dauern, genauer gesagt, das ist der ganze Punkt dieses Tools.

Und es geht in beide Richtungen. Etwas, vor dem du dich drückst, weil “es ewig dauert”, sind vielleicht 40 Minuten echte Arbeit, umgeben von einer Menge Vermeidung. Oder eine Aufgabe, die sich schnell angefühlt hat, frisst stillschweigend deine Nachmittage, weil du nie gemessen hast, wie lang das Hin und Her drumherum eigentlich dauert.

Das ist wichtig, wenn du nach Stunden abrechnest, weil vage Schätzungen driften. Aber es ist genauso nützlich, wenn du niemandem Rechnungen stellst. Zu wissen, dass deine Morgenroutine eigentlich anderthalb Stunden dauert statt der 45 Minuten, die du eingeplant hattest, bewahrt dich davor, jeden Tag mit Rückstand zu starten.

Du wusstest es schon. Jetzt kannst du es nicht mehr ignorieren.

Die Zeitfresser, die ich gefunden habe, waren genau die, die ich vermutet hatte.

Die meisten Menschen wissen, wo ihre Zeit versickert. Du weißt, dass du zwischen Aufgaben zu oft rausgerissen wirst. Du weißt, dass dieses Meeting jede Woche zu lang läuft.

Was Zeiterfassung macht, ist eine Zahl draufzusetzen. Und eine Zahl macht aus einem vagen Bauchgefühl etwas Konkretes. Manchmal bestätigt sie, was du vermutet hast. Manchmal ist es eine angenehme Überraschung - wenn du merkst, dass du mehr schaffst als gedacht, selbst an Tagen, die sich zäh angefühlt haben.

Probier es aus

Track, was du eine Woche lang tust. Log einfach, was du machst, während du es machst, nicht aus der Erinnerung am Ende des Tages.

Nimm, was für dich funktioniert. Stift und Papier, eine Tabelle, eine App. Ich habe Takt gebaut, weil ich etwas wollte, das ich auf meinem Sperrbildschirm kurz anschauen kann, ohne darüber nachzudenken, aber das Werkzeug ist viel weniger wichtig als die Ehrlichkeit.

Eine Woche reicht. Du erkennst die Muster sofort.